5 Passos para você ter um Time Vencedor em seu Escritório Contábil

O que mais parece com um Time Vencedor? 1) Ter um Time de Campeões ou; 2) ser um Time Campeão? Pode parecer que é a mesma coisa, mas não é. No primeiro existe um grande risco de a vaidade pessoal fazer com que sua equipe não atinja os resultados.

Sei que dizer isso é um pouco “chover no molhado”, mas o mercado contábil está em um momento de mudança, tudo tem ocorrido muito rápido e já não é mais possível construir nada do zero e sozinho.

O Empreendedor Contábil deve cada vez mais assumir um papel de liderar pessoas para formar um Time Campeão, coeso e integrado para o sucesso.

Essa parte é muito difícil, e não imagino que tenha alguém que não tenha passado por dificuldades na gestão de pessoas. Por isso, separei alguns passos que venho utilizando sabendo quão complicado é a gestão de pessoas. Vamos lá?!

#1 Passo: Você deve ter as Pessoas Certas em seu Time Vencedor

Ter as pessoas certas em seu escritório é o caminho correto para construir um negócio saudável. Acredite, carregar pessoas erradas, que não queiram atuar no ramo e que observem o emprego como algo de transição, não te ajudará no percurso de mudança que está acontecendo.

Negócios Contábeis normalmente são tocados por pessoas ligadas a uma família, e por isso existe uma grande chance de você ter contratado familiares em momentos de desemprego mesmo que elas não sejam da área… Não faça isso!

Acredite, doeu no coração, mas eu já recusei que alguns familiares viessem trabalhar comigo somente por uma fase de desemprego. Isso seria ruim para mim e para ela, e você pode ajudar as pessoas de outra forma… na minha situação eu ajudei a ela a se concentrar na procura do emprego certo.

Eu já errei bastante em processos seletivos, mas ajuda bastante você ter um processo estabelecido. Assim, você pode identificar em qual momento do processo ocasionou o erro e corrigir… falamos um pouco sobre processos de seleção em A anatomia da contratação perfeita: Como contratar funcionários para um escritório de contabilidade e não errar.

Existe muita mão de obra disponível, então contratar errado não pode ser desculpa para procurar a pessoa certa.

Avalie sempre seus colaboradores, o seu desempenho, conhecimento e atitudes. Não tenha receio de gerenciar o desempenho deles a fim de realmente verificar se o colaborador é a pessoa certa. E lembre-se: habilidades podem e devem ser treinadas, mas a atitude não.

#2 Passo: Os Colaboradores devem estar motivados e apaixonados a trabalhar na Empresa Contábil

Agora que você já tem as pessoas certas para trabalhar em seu escritório contábil, garanta que estejam motivadas.

Para isso você deve ajudar as pessoas à:

• Fazer aquilo que elas amam;
• Gostar de atender e ajudar o empreendedor e empresário;
• Serem apaixonadas pelo trabalho no escritório.

Isso fará com que as pessoas estejam bem para fazer o que precisa ser feito. As pessoas não se dão conta, mas a parte do tempo de vida associada ao Trabalho é maior do que o momento em que estão no trabalho.

Pense no tempo em que:

• Prepara para o trabalho, seja fisicamente, seja intelectualmente;
• Desloca-se para chegar até ele;
• Permanece nele;
• Retorna para voltar do trabalho;
• Pensa no trabalho.

Se as pessoas que trabalharem com você e você próprio não for um apaixonado pelo trabalho, isso significa que você está desperdiçando 50% da vida em algo sem sentido.

É muito importante alinhar o seu trabalho ao que você considera ser sua missão na vida.

Pensar nisto ajudará a você tomar excelentes decisões de contratação e demissão de colaboradores.

#3 Passo: Todos devem saber o que fazer e quando fazer

Para que as atividades de trabalho ocorram de forma ordenada é preciso que três perguntas sejam respondidas positivamente.

Seus Colaboradores Sabem:

1. O que fazer?
2. Quando fazer?
3. Para quem fazer?

Se em alguma dessas perguntas você respondeu não ou ainda ficou na dúvida, existe um trabalho a ser feito.

É preciso que exista em seu escritório contábil uma descrição das atividades e tarefas e um fluxo de trabalho determinado.

Neste fluxo de trabalho é necessário delinear a periodicidade e prazos para as atividades.

Para isso, ter um processo visual ajudará a ter todos os colaboradores atuarem em sintonia. Muitas pessoas sentem a necessidade de terem sinalizado a direção e a prioridade, faça com que isso seja simples em sua organização.

Aqui na Capital Social Contabilidade adotamos dois métodos combinados para direcionar as tarefas, o Kanban e o SCRUM, ele tornam muito mais produtiva a operação.

Pense nisso e adote processos visuais.

#4 Passo: É necessário saber como seu Escritório Contábil realiza as atividades

Talvez isso já tenha acontecido em seu escritório, pois no meu já aconteceu.

Sabe quando você está super atarefado e vai ao mercado e contrata um contador super experiente?!

Você fica todo animado e esperançoso para que ele possa te ajudar desde o primeiro dia de seu início. Você fica tão ansioso no início e tão decepcionado depois quando descobre que a sua expectativa não foi cumprida e o seu desempenho não foi tão bem.

Mas por que isso aconteceu?

Aconteceu pois o seu negócio, como qualquer outro escritório de contabilidade é único. As pessoas não sabem como funciona o seu negócio. Você precisa apresentar aos colaboradores que chegam como funciona a sua empresa e o que esperam que elas realizem.

Por isso o treinamento interno deve ser constante, pois você não deve somente treinar a técnica mas também o perfil. Deve ajudar aos colaboradores a entenderem o seu perfil, eles devem saber:

• Como funciona o seu negócio;
• Quem são os seus clientes e como tratá-los;
• Qual é o padrão de desempenho que possui e espera.

Faça realmente que todos saibam desde a primeira semana de trabalho.

#5 Passo: Construa um ambiente de trabalho agradável

Já comentei no passo dois sobre quanto tempo se passa no trabalho certo?

Pois bem, você é responsável em construir um ambiente agradável para se trabalhar.

É importante que saiba que para isso não é necessário gastar muito e fazer um super escritório. Com simplicidade e envolvimento de todos é possível cuidar do ambiente.

Você deve convidar os colaboradores a participarem, muitas vezes em quadro uma planta já funcionam bem na ambientação.

Além disso cuide de:

• Manter móveis padronizados na medida do possível;
• Ter paredes claras e cuidar da iluminação e ambientação;
• A disposição das mesas e das pessoas conta muito para melhorar o ambiente;
• Não descuide da arrumação no escritório e principalmente na papelada, que deve ser eliminada.

Como saber se o meu time é de Alta Performance

Existem aspectos comuns em todo o time que possui alta performance. Veja-os abaixo e compare com a sua equipe de trabalho:

• Propósito Comum: Todos se esforçam na mesma direção;
• Valores e Padrões: Existem padrões de desempenho claros e valores compartilhados;
• Objetivos Alinhados: Todos estão tentando chegar no mesmo objetivo;
• Funções e Responsabilidades: O time sabe como e quando fazer as coisas;
• Comunicação aberta: Todos possuem liberdade para se comunicar abertamente;
• Participação e Suporte: O time está sempre envolvido no propósito e ajudam uns aos outros;
• Plano de Ação: Existe um plano a ser seguido;
• Risco e Inovação: São assumidos alguns riscos para inovar continuamente;
• Celebração: Existe a celebração a cada vitória.

Criando uma Cultura de Crescimento

Um ponto importante sobre Cultura é que a maioria das contabilidades possuem uma cultura. Só que ao invés de ela ter sido criado ou estimulada ela simplesmente aconteceu.
Isso é muito ruim, pois você pode perceber que a Cultura não é tão boa para o seu escritório.

É preciso que estimule a equipe a atingir e provocar a Cultura certa, aquela que te ajudará a manter o nível de crescimento.

Para isso você deve indicar os padrões de desempenho ou comportamentos esperados pelos colaboradores. Essa indicação de comportamentos deve permear as avaliações individuais e os treinamentos internos. Mantenha um código de cultura e principalmente mantenha ele vivo na organização.

Conclusão

O mercado de contabilidade vem mudando de forma muito rápida e isso vem exigindo cada vez mais dos escritórios e dos empreendedores contábeis. Umas dessas exigências está em formar um time vencedor.

Normalmente o contador tem dificuldade nesta área, mas seguindo alguns passos pode ajudar a superar estes desafios. Ter as pessoas certas, apaixonadas, que saibam o que fazer e como fazer, num ambiente agradável é o segredo para isso.

Além disto é importante verificar e adequar a Cultura do Escritório, mantendo assim uma cultura que leve a empresa para o crescimento.

E você, o que tem feito para manter uma equipe vencedora de alto desempenho em seu escritório? Nos diga nos comentários e compartilhe este artigo com os colegas de profissão.