A anatomia da contratação perfeita: Como contratar funcionários para um escritório de contabilidade

Ter bons colaboradores é essencial em qualquer empresa, mas o que falar de uma empresa que tem como foco realizar atividades para outras empresas, é necessária uma contratação perfeita.

Se essa empresa for um escritório de contabilidade a responsabilidade é ainda maior. Agora me responda:

• Você tem um processo de contratação estabelecido?
• Você teve sucesso com as últimas contratações?
• E o custo disto, você sabe a taxa de turnover de seu escritório?

Se você não conseguiu responder alguma dessas perguntas este texto é para você.

Saiba que o mercado contábil tem características próprias e não considera-las para realizar uma contratação ou para diminuir a rotatividade de colaboradores fará com que você perca muito dinheiro.

Em pesquisa informal com outros colegas de profissão, cerca de 70% respondeu que o seu principal desafio para crescer é a contratação de pessoal.

Continue acompanhando esse artigo.

1- Contratação de pessoal em escritório contábil: o primeiro desafio

É preciso entender um pouco a dinâmica do mercado de trabalho nas profissões operacionais de um escritório de contabilidade para descobrir os desafios enfrentados em uma contratação.

São cerca de 82 mil escritórios ativos em todo o país segundo o Conselho Federal de Contabilidade.

A maior parte dos escritórios contábeis estão atuando com as pequenas e médias empresas do país.

Veja, a pressão por custos e pela eficiência para ser competitivo é enorme, uma vez que, é necessário ter um preço adequado para o atendimento das pequenas e médias empresas.

Pois bem, isso ocasiona a seguinte situação para o escritório;

• A remuneração paga por escritórios contábeis é pouco agressiva, ficando próxima a mediana do mercado.
• Há a necessidade de atualização constante dos colaboradores para manter um bom nível de serviço.
• Os custos de contratação, manutenção e retenção de funcionários representam quase a totalidade dos custos de um escritório de contabilidade.

Já olhando para o mercado de trabalho, temos o seguinte:

• Novos entrantes: Para pessoas que estão ingressando no mercado de trabalho, atuar em um escritório de contabilidade significa adquirir conhecimentos e experiências necessárias para evoluir na carreira, o que é altamente atrativo.
• Profissionais experientes: Para estas pessoas, atuar em um escritório de contabilidade pode significar ter uma remuneração menor do que a possível em outras empresas, ou ter a oportunidade de novas experiências de forma transitória até uma oportunidade melhor.

Diante disto, temos o primeiro desafio dos gestores:

Conseguir profissionais adequados para as tarefas e processos, que quando atinjam a produtividade máxima não busquem novos empregos, entregando assim o retorno sobre o investimento realizado em sua formação.

2- Custos de turnover: como seu escritório perde dinheiro

Você conhece quais são os custos da saída de um funcionário?

Se você pensou no custo da rescisão, multa do FGTS, homologação, saiba que não são somente estes que o escritório incorrerá em um pedido de rescisão ou na demissão de um colaborador.

Você precisa considerar os outros elementos deste movimento, como os custos com a nova contratação, treinamentos, motivação da equipe, entre outros.

Um estudo da Society for Human Resource Management (SHRM), calculou esse custo como o equivalente de 6 a 9 meses de salário.

Saiba quais são os elementos de custos da saída e reposição de um colaborador.

I# Custos com a promoção de uma nova vaga.

Para fazer uma seleção nova é necessário ter candidatos e para ter candidatos é necessário anunciar a vaga.

Existem canais para anuncio de vagas gratuitas, mas somente isso não garante que candidatos iniciem o processo seletivo na sua empresa.

Afinal, se houverem poucos candidatos, você corre o risco de fazer uma escolha somente por fazer e terá mais custos referente a esta decisão no futuro.

Então considere a promoção de uma vaga nova como um custo.

II# Custos com o processo seletivo

Alguns processos seletivos são longos, levam mais de 30 dias para a contratação.

Nisto inclui-se o trabalho da equipe do RH, o tempo gasto em entrevistas, e o tempo dos gestores discutindo os candidatos e fazendo as entrevistas finais.

Viu, o tempo gasto com o processo é dinheiro perdido, e muitas vezes o tempo está relacionado aos profissionais mais caros do seu escritório, o seu e dos gestores.

III# Custos com treinamento e iniciação

Quando um funcionário começa, você precisa dar início para este novo colaborador, então normalmente faz uma integração, treinamentos e o acompanhamento de um supervisor ou colega de área.

Mesmo que isso ocorra de forma interna na empresa, custará à empresa destacar alguns profissionais para treinar o novo colaborador.

Além disto, após treinado, o funcionário levará algum tempo até atingir 100% de produtividade.

IV# Engajamento dos colaboradores atuais
Não tem jeito, vira e mexe, após algumas mudanças e saída de colaboradores, há uma queda de rendimento geral da equipe.

É preciso agir imediatamente para retomar o engajamento, que pode provocar ainda mais perdas na empresa.

3- Contratação perfeita: O que a cultura tem a ver com isso

Pois bem, já vimos que o mercado para a contratação de colaborador para uma empresa contábil é complicado, e que existem muitos custos na rotatividade de funcionários.

Fica a pergunta, como fazer a contratação perfeita? É claro, se isto existe realmente.

A primeira coisa a fazer, é assumir o papel de formador, com isso a empresa poderá adotar medidas eficientes para o treinamento de funcionários.

Ficar brigando com as grandes empresas e com as big four é uma estratégia arriscada para o seu negócio.

Já quando você assume o papel de formação, se coloca de forma estratégica para enfrentar a forte concorrência.

A segunda coisa é olhar para contratações de forma assertiva, neste momento, deixando de focar na parte técnica e experiência, passando a olhar a Cultura.

O segredo para manter funcionários por um longo tempo nas empresas, mesmo nos escritórios contábeis, é adequar a Cultura do candidato à Cultura da empresa.

Um funcionário que goste da empresa, do ambiente de trabalho e que tenha as características certas, provavelmente não sairá da empresa por qualquer proposta, o clima organizacional conta muitos pontos nessa escolha.

Descobrir as características e comportamentos dos funcionários que dão certo na sua empresa, vale a pena, e talvez você precise contratar uma consultoria.

Pense no quanto um funcionário certo pode trazer de economia nos custos que conversamos neste post.

4- Defina um processo eficiente e ágil

Chegamos até aqui e descobrimos que devemos assumir o papel de formador, não brigar por salários e recompensas com as big four, e ainda levar em consideração a cultura do funcionário.

Fica agora uma lição a fazer, definir um processo para a contratação.

Sem delongas vou contar como fazíamos antes e depois. O processo novo tempo pouco tempo, mas já observamos que houve melhorar significativas, pelo menos no tempo de processo.

Processo antes de mudanças

No nosso processo anterior, criávamos a vaga, publicávamos em um portal importante de empregos, e aguardávamos os currículos chegar para uma avaliação do RH.

Quando tínhamos uma grande demanda, adicionávamos uma dinâmica de grupo e depois uma entrevista com o RH. Por fim a decisão era do gestor na entrevista final.

Observe que o candidato tinha de vir várias vezes para dar sequência ao processo, e toda vez que isso acontecia, ficava a impressão que os melhores não voltavam para as etapas seguintes.

Era uma angustia, e nesse processo várias vezes tomamos decisões apressadas para evitar de “perder uma oportunidade”.

É claro, neste momento não tínhamos ainda a analise cultural do candidato.

Processo Ágil de Recrutamento

Fizemos uma mudança significativa da forma e estamos bem felizes com os resultados.

Conheça os passos trilhados no processo atual, sabendo que a essa altura já tínhamos feito uma analise os aspectos culturais e já tínhamos formas de avaliar esses aspectos de todos os candidatos. Atualmente:

• Abrimos uma vaga em um portal de empregos;
• Contratamos deste portal um serviço de busca ativa de currículos, filtrando pessoas adequadas, com a localidade próxima, a formação pedida na vaga e a última data de atualização recente (esse último dado para enviar comunicado assertivo para quem está procurando emprego).
• Convidamos a todos para participar do nosso processo seletivo composto por 3 etapas bem definidas.
  • A primeira etapa é preencher um formulário para a avaliação cultura e de conhecimentos mínimos da área
  • Um bate papo por Skype para validar se o que observamos na etapa anterior é real e válido.
  • Uma entrevista presencial com o RH e com o Gestor.

Fizemos o processo percorrer a seleção como um funil, levando os melhores para a próxima etapa, e deixando para a reunião com o Gestor somente aqueles realmente com o perfil comportamental e conhecimento mínimo para a vaga.

O processo inteiro que antes era feito em mais de 30 dias e com muito esforço agora é feito em 15 dias.

Ficamos com sensação de que o processo foi mais assertivo, miramos e empregamos esforço em contratar quem realmente queríamos.

E por fim, economizamos muito com o processo, mesmo com os serviços adicionais que utilizamos.

5- Seja eficiente ao treinar e elevar a produtividade

Outro ponto que gostaria de tocar aqui, é algo que falamos durante o texto.

O escritório contábil de sucesso ao meu ver, deve assumir o papel de formação de mão de obra para o mercado.

Isso pois, contratar mão de obra qualificada pode ser caro, e não treinar corretamente pessoas sem experiência pode ser perigoso.

Esse elemento adiciona ao escritório uma preocupação social grande.

Dito isto, um negócio contábil precisa se preparar para os treinamentos.

E para isso pode preparar um manual de processo, uma apostila de treinamento ou até usando a empresa do software contábil para dar formação (muitas oferecem isso no pacote do software).

Mas é claro, para se tornar eficiente é preciso fazer disto um processo, por exemplo, quando um colaborador da área fiscal entra, o primeiro dia dele é preciso estar definido essa sequencia com integração e os treinamentos a serem efetuados.

Bem, entendo que com este artigo conseguimos definir bem o que entendemos como uma contratação perfeita.

É a contratação de um colaborador potencial, juntamente com treinamentos sobre a atividade e atrelado a expectativa de trazer retorno a empresa contábil.

Falamos um pouco sobre o processo de contratação, que estamos realizando ele com muito sucesso e eficiência, para tanto, o tempo de seleção diminuiu em 15 dias pelo menos.

E por fim treinar, treinar, treinar como muita eficiência sua equipe.

Espero que estas dicas possam te ajudar nesta atividade crítica, e qualquer outra dica ou sugestão, envie para nós.